11 Cách Quản Lý Nhân Sự Hiệu Quả: Bí Quyết Cho Người Mới Làm Sếp
Quản lý con người là một kỹ năng nền tảng và không thể thiếu nếu bạn muốn thăng tiến bền vững trong sự nghiệp. Dù bạn đảm nhận vai trò chuyên môn hay lãnh đạo, việc thấu hiểu và biết cách quản lý nhân sự hiệu quả sẽ là đòn bẩy giúp bạn và đội ngũ cùng nhau phát triển. Bài viết này sẽ đi sâu vào những cách quản lý nhân sự hữu ích nhất, đây là một cách quản lý nhân sự thông minh để bạn tự tin trở thành một nhà quản lý tài năng và được lòng nhân viên.
Quản lý con người là gì? Tại sao đây là kỹ năng sống còn của nhà quản lý?
Quản lý con người (People Management) có thể được định nghĩa là nghệ thuật và khoa học của việc định hướng, hỗ trợ và phát triển các mối quan hệ tương tác trong một tổ chức để đạt được mục tiêu chung. Nó không chỉ là giao việc và giám sát, mà còn đòi hỏi sự phát triển của hàng loạt kỹ năng mềm và thái độ chuyên nghiệp mà một nhà quản lý cần trau dồi và xây dựng theo thời gian. Một trong những lời khuyên quan trọng nhất dành cho các nhà quản lý là phải đảm bảo nhân viên có đầy đủ công cụ, tài nguyên và điều kiện tốt nhất để hoàn thành công việc. Tuy nhiên, chỉ dừng lại ở đó là chưa đủ. Quản lý con người hiện đại còn bao gồm việc chủ động lắng nghe nhu cầu, thấu hiểu mong muốn và biết cách chăm sóc sức khỏe tinh thần cho nhân viên.
Nhân viên không nên bị xem như những “nguồn lực” (resources) vô tri để hoàn thành công việc, mà cần được tôn trọng và đối xử như những con người với cảm xúc, khát vọng và cuộc sống riêng. Thực tế cho thấy, một nhà quản lý tồi có thể là nguyên nhân chính khiến tỷ lệ nghỉ việc (employee turnover) trong công ty tăng vọt, gây tốn kém chi phí tuyển dụng và đào tạo. Do đó, mỗi nhà quản lý cần học cách quản lý nhân sự với sự tận tâm. Nắm vững cách quản lý nhân sự là yêu cầu bắt buộc. Đây là một cách quản lý nhân sự thể hiện sự chuyên nghiệp và tập trung toàn bộ tâm huyết vào công việc này. Việc áp dụng đúng cách quản lý nhân sự sẽ mang lại hiệu quả to lớn.
11 cách quản lý nhân sự hiệu quả khi lần đầu làm quản lý
Việc lần đầu tiên đảm nhận vai trò quản lý có thể vô cùng thách thức và áp lực. Bên cạnh việc xử lý các yêu cầu công việc chuyên môn hàng ngày, quản lý con người trở thành một trách nhiệm hoàn toàn mới. Dưới đây là 11 cách quản lý nhân sự đã được chứng minh là hiệu quả. Việc áp dụng những cách quản lý nhân sự này sẽ giúp bạn xử lý tốt hơn vai trò quan trọng này. Mỗi cách quản lý nhân sự đều có giá trị riêng.
1. Học cách lắng nghe chủ động
Lắng nghe và nghe có một sự khác biệt rất lớn. Nhiều nhà quản lý chỉ “nghe” các báo cáo, nhưng không thực sự “lắng nghe” những gì nhân viên đang cố gắng truyền tải. Để lắng nghe chủ động (Active Listening), bạn cần tập trung hoàn toàn vào người đối diện, tạm gác lại công việc và các thiết bị gây xao nhãng. Hãy lắng nghe với tâm thế thấu hiểu, không phán xét, cố gắng nắm bắt quan điểm và cảm xúc của nhân viên thay vì chỉ chờ đến lượt mình phản hồi. Đừng ngần ngại đặt các câu hỏi làm rõ để đảm bảo bạn hiểu đúng vấn đề và chú ý đến cả ngôn ngữ cơ thể, vì đôi khi đó mới là thông điệp quan trọng nhất. Việc này không chỉ giúp xây dựng niềm tin mà còn giúp bạn phát hiện sớm các vấn đề tiềm ẩn và điều chỉnh chiến lược quản lý phù hợp với từng cá nhân. Đây là một cách quản lý nhân sự tinh tế và cần thiết. Một cách quản lý nhân sự hiệu quả bắt đầu từ việc lắng nghe, và đây là cách quản lý nhân sự không thể bỏ qua.
2. Duy trì thái độ trung lập và công bằng
Là một nhà quản lý, bạn không thể tránh khỏi những định kiến cá nhân hay cảm tình riêng. Tuy nhiên, khi đưa ra quyết định liên quan đến công việc, bạn cần duy trì sự trung lập và công bằng tuyệt đối. Điều này có nghĩa là mọi quyết định về khen thưởng, kỷ luật hay phân công công việc phải dựa trên hiệu suất và dữ liệu khách quan, chứ không phải cảm xúc cá nhân. Khi có mâu thuẫn trong đội nhóm, vai trò của bạn là lắng nghe từ tất cả các bên và ra quyết định dựa trên lợi ích chung của tổ chức. Quan trọng hơn, hãy chủ động tìm hiểu và nhận diện các “thiên kiến vô thức” (unconscious bias) có thể ảnh hưởng đến quyết định của mình để có thể kiểm soát chúng một cách hiệu quả. Cách quản lý nhân sự này đòi hỏi sự khách quan và bản lĩnh. Việc duy trì sự công bằng là một cách quản lý nhân sự nền tảng để xây dựng niềm tin, và là cách quản lý nhân sự thể hiện sự chuyên nghiệp.
3. Xây dựng văn hóa trung thực và minh bạch
Trung thực và minh bạch là nền tảng của một môi trường làm việc lành mạnh. Khi nhà quản lý cởi mở và thẳng thắn, nhân viên sẽ cảm thấy an toàn, tin tưởng và sẵn sàng hợp tác hơn. Hãy bắt đầu bằng việc chia sẻ rõ ràng về mục tiêu của nhóm và của công ty, cũng như vai trò của mỗi cá nhân trong việc đạt được mục tiêu đó. Đừng chỉ báo cáo tin tốt; hãy dũng cảm chia sẻ cả những khó khăn, thất bại và bài học kinh nghiệm. Ngoài ra, việc công khai các quy trình quan trọng như đánh giá hiệu suất, xét tăng lương, thăng chức sẽ giúp mọi người hiểu rõ “luật chơi” và cảm thấy được đối xử công bằng. Đây là một cách quản lý nhân sự giúp tạo ra môi trường làm việc tích cực. Sự minh bạch là cách quản lý nhân sự thông minh để gắn kết đội ngũ, một cách quản lý nhân sự tạo dựng lòng tin.
4. Thấu hiểu sâu sắc về nhân viên
Một nhà quản lý giỏi không chỉ biết tên và vị trí của nhân viên. Bạn cần thực sự thấu hiểu nhân viên của mình ở nhiều khía cạnh: từ điểm mạnh, điểm yếu, phong cách làm việc ưa thích cho đến động lực sâu xa thúc đẩy họ mỗi ngày. Hãy tìm hiểu xem điều gì tạo cảm hứng cho họ – đó có thể là tiền bạc, sự công nhận, cơ hội học hỏi hay một môi trường làm việc vui vẻ. Đồng thời, việc nắm được mục tiêu sự nghiệp dài hạn của họ sẽ giúp bạn cá nhân hóa lộ trình phát triển cho từng người. Hiểu rõ những điều này là chìa khóa để bạn giao việc thông minh hơn, tạo động lực hiệu quả và ngăn ngừa tình trạng quá tải, kiệt sức (burnout). Cách quản lý nhân sự này tập trung vào yếu tố con người. Thấu hiểu nhân viên là cách quản lý nhân sự mang lại lợi ích lâu dài, là cách quản lý nhân sự nhân văn nhất.
5. Đặt câu hỏi đúng lúc, đúng chỗ
Đặt câu hỏi là một công cụ quản lý cực kỳ mạnh mẽ, giúp chuyển đổi từ phong cách chỉ huy sang huấn luyện. Thay vì ra lệnh, hãy dùng câu hỏi để khuyến khích nhân viên tư duy và tự tìm ra giải pháp. Hãy ưu tiên các câu hỏi mở, chẳng hạn như “Tiến độ công việc A thế nào rồi, em có gặp khó khăn gì không?” thay vì câu hỏi đóng. Sử dụng các câu hỏi định hướng giải pháp như “Theo em, chúng ta có những phương án nào để giải quyết vấn đề này?” để thúc đẩy tinh thần tự chủ. Đôi khi, những câu hỏi khơi gợi sự sáng tạo như “Nếu không bị giới hạn về nguồn lực, em sẽ làm điều này khác đi như thế nào?” có thể mở ra những ý tưởng đột phá. Việc sử dụng câu hỏi là một cách quản lý nhân sự đầy nghệ thuật. Đây là cách quản lý nhân sự khuyến khích sự chủ động và sáng tạo, một cách quản lý nhân sự hiện đại.
6. Cởi mở đón nhận phản hồi hai chiều
Nhận phản hồi từ nhân viên cũng quan trọng không kém việc đưa ra phản hồi. Một nhà quản lý xuất sắc luôn biết cách lắng nghe góp ý từ đội ngũ và sử dụng chúng để cải thiện bản thân và quy trình làm việc. Để làm được điều này, bạn cần chủ động tạo ra các kênh phản hồi an toàn, cho phép nhân viên góp ý ẩn danh nếu họ cảm thấy cần thiết. Trong các buổi họp 1-1, đừng quên hỏi xin phản hồi một cách trực tiếp. Quan trọng nhất, khi nhận được góp ý, hãy tiếp thu một cách cầu thị, cảm ơn sự thẳng thắn của họ và dành thời gian suy ngẫm, tránh tỏ thái độ phòng thủ hay bác bỏ. Cách quản lý nhân sự này thể hiện tư duy cầu tiến của người lãnh đạo. Một cách quản lý nhân sự tốt là luôn cởi mở với những ý kiến trái chiều, đây là cách quản lý nhân sự của người lãnh đạo tự tin.
7. Chuẩn bị kỹ lưỡng trước mọi cuộc họp
Thời gian của nhân viên cũng quý giá như của bạn. Khi lên lịch một cuộc họp, hãy chuẩn bị kỹ lưỡng để đảm bảo nó diễn ra hiệu quả và tôn trọng thời gian của mọi người. Trước hết, hãy xác định mục tiêu rõ ràng của cuộc họp: để thông báo, thảo luận hay ra quyết định? Sau đó, hãy gửi trước chương trình nghị sự (agenda) cho những người tham gia để họ có thời gian chuẩn bị ý kiến. Cuối cùng, hãy đảm bảo mỗi cuộc họp đều kết thúc bằng một danh sách các hành động cụ thể, trong đó nêu rõ công việc cần làm, người phụ trách và thời hạn hoàn thành. Sự chuẩn bị kỹ lưỡng là một cách quản lý nhân sự thể hiện sự tôn trọng. Cách quản lý nhân sự này giúp tối ưu hóa thời gian và hiệu quả công việc, là cách quản lý nhân sự của người làm việc có kế hoạch.
8. Duy trì giao tiếp thường xuyên và nhất quán
Đừng để nhân viên phải đoán xem bạn đang nghĩ gì hoặc công việc đang diễn ra như thế nào. Hãy thiết lập một nhịp độ giao tiếp thường xuyên và nhất quán thông qua nhiều kênh tương tác. Việc tổ chức các buổi họp 1-1 định kỳ với từng nhân viên là cực kỳ quan trọng để cập nhật công việc, lắng nghe khó khăn và trao đổi về định hướng phát triển. Bên cạnh đó, hãy tận dụng các công cụ giao tiếp nhóm như Slack hay Microsoft Teams để trao đổi nhanh và duy trì sự kết nối. Hãy nhớ rằng hành động của bạn cũng là một hình thức giao tiếp; hãy là một tấm gương về sự chuyên nghiệp và tận tụy cho đội ngũ của mình. Đây là một cách quản lý nhân sự không thể thiếu trong môi trường làm việc hiện đại. Giao tiếp hiệu quả là cách quản lý nhân sự giúp mọi người luôn đồng lòng.
9. Khen thưởng và ghi nhận kịp thời
Theo một nghiên cứu nổi tiếng từ Harvard Business Review, có đến 40% các nhà quản lý không đưa ra bất kỳ sự củng cố tích cực nào cho nhân viên. Đây là một sai lầm nghiêm trọng vì khen ngợi và ghi nhận là phương pháp hiệu quả nhất để tạo động lực. Hãy khen ngợi một cách cụ thể, chỉ rõ hành động nào của nhân viên đã tạo ra tác động tích cực. Nghiên cứu cũng chỉ ra rằng các đội nhóm hiệu suất cao nhất có tỷ lệ vàng là 5 lời khen ngợi tích cực cho mỗi 1 nhận xét tiêu cực. Ngoài ra, hãy đa dạng hóa hình thức ghi nhận; đó có thể là một lời cảm ơn công khai, một email khen ngợi, thưởng tài chính, hoặc cơ hội tham gia một dự án quan trọng. Cách quản lý nhân sự này có tác động mạnh mẽ đến động lực của nhân viên. Ghi nhận kịp thời là cách quản lý nhân sự đơn giản nhưng mang lại hiệu quả cao.
10. Luôn sẵn sàng hỗ trợ và gỡ rối
Vai trò của người quản lý không phải là ngồi trong phòng kín và chỉ xuất hiện khi có vấn đề. Bạn cần thể hiện rằng mình luôn sẵn sàng hỗ trợ, là người dọn dẹp các chướng ngại vật để đội nhóm có thể tiến lên. Hãy thực hành chính sách “mở cửa”, khuyến khích nhân viên tìm đến bạn bất cứ khi nào họ cần sự giúp đỡ. Đừng chỉ chờ đợi vấn đề xảy ra, hãy chủ động đi một vòng hỏi thăm tình hình. Khi có vấn đề phát sinh, hãy cùng nhân viên phân tích và giải quyết tận gốc, thay vì chỉ xử lý bề nổi, tránh để tình hình trở nên phức tạp hơn. Cách quản lý nhân sự này xây dựng hình ảnh một người quản lý đáng tin cậy. Luôn sẵn sàng hỗ trợ là cách quản lý nhân sự thể hiện sự quan tâm chân thành.
11. Nghiêm túc với trách nhiệm quản lý của mình
Đây là cách quản lý nhân sự quan trọng nhất: đừng bao giờ xem nhẹ vai trò của mình. Cách quản lý nhân sự này đòi hỏi sự cam kết và tinh thần trách nhiệm cao. Khả năng của bạn trong việc áp dụng cách quản lý nhân sự ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất, sự gắn kết của họ, và cuối cùng là doanh thu của công ty. Do đó, hãy cam kết không ngừng học hỏi những cách quản lý nhân sự mới, đọc sách và tham gia các khóa học về kỹ năng lãnh đạo. Việc tìm một người cố vấn có kinh nghiệm về cách quản lý nhân sự cũng là một cách tuyệt vời để phát triển. Cuối cùng, hãy chấp nhận rằng bạn sẽ mắc sai lầm, vì không ai hoàn hảo. Điều quan trọng là nhận ra sai lầm trong cách quản lý nhân sự của mình, học hỏi từ nó và không ngừng cải thiện.
Kết luận
Từ việc lắng nghe nhân viên một cách thấu cảm, ghi nhận kịp thời, đến việc phát hiện các vấn đề trước khi chúng trở nên nghiêm trọng, một nhà quản lý phải đảm nhận vô số nhiệm vụ mỗi ngày. 11 cách quản lý nhân sự trên đây sẽ là kim chỉ nam giúp bạn nhận ra những điểm cần cải thiện. Mỗi cách quản lý nhân sự đều là một bài học quý giá. Việc áp dụng thành thạo những cách quản lý nhân sự này sẽ giúp bạn trở thành một nhà lãnh đạo xuất sắc. Hãy nhớ rằng, cách quản lý nhân sự tốt nhất là cách quản lý nhân sự linh hoạt và phù hợp với từng hoàn cảnh. Một người lãnh đạo có tư duy phát triển về cách quản lý nhân sự sẽ được đội ngũ của mình ngưỡng mộ, tin tưởng và sẵn sàng cùng họ chinh phục mọi mục tiêu.